Planejamento Anual para a Gestão do Condomínio

Por: Profª Rosely Schwartz

As atividades que envolvem a gestão do síndico são diversas. Muitas vezes, o gestor pode encontrar dificuldades para controlar todas as ações ao mesmo tempo. É fundamental que o síndico tenha capacitação para fazer a gestão e contar com a participação da empresa administradora para auxiliar a elaborar o planejamento anual de todas as atividades.

Ações mensais

Estão entre as principais ações que ocorrem durante o mês:

• Analisar se os valores relacionados no relatório das emissões dos boletos para os condôminos estão corretos, os quais serão enviados com a antecedência para pagamento dentro do prazo acordado;
• Conferir a folha de pagamento dos empregados do condomínio, se todas as horas extras e outras verbas ocasionais foram lançadas;
• Efetuar o pagamento de todas as contas que vencem durante o mês, certificando-se de que foram contratadas e realizadas;
• Verificar se os recebimentos e pagamentos estão de acordo com o previsto no orçamento, evitando saldo negativo da conta ordinária;
• Avaliar, quando houver a contratação de pessoal terceirizado, como portaria e limpeza, a correta emissão da nota fiscal e a apresentação da folha de pagamento individual em nome do condomínio;
• Checar se as retenções dos tributos dos terceirizados e encargos sociais foram recolhidos no prazo;
• Realizar a conciliação bancária, comparando com os valores apresentados como saldo no Demonstrativo Financeiro mensal;
• Verificar o saldo da inadimplência, indicar as ações que devem ser adotadas pela administradora e encaminhar para o escritório de advocacia quando as medidas administrativas não surtiram efeito para o pagamento do débito;
• Monitorar o consumo de água diariamente, para evitar vazamentos que possam elevar bruscamente o valor pago e, sendo identificada alteração, realizar a vistoria nas áreas comuns e, depois, em todas as unidades.

Atividades que devem ser planejadas durante o ano

Seguem abaixo algumas ações que devem fazer parte do orçamento anual aprovado, geralmente no primeiro trimestre do ano:

• Seguro - verificar o vencimento da apólice de seguro e se todas as benfeitorias realizadas foram incorporadas ao contrato;
• Limpeza das caixas d’água - Planejar a data semestral;
• Análise da água – após a limpeza das caixas, realizar a análise de vários pontos do condomínio com empresa independente daquela que fez a limpeza das caixas;
• Desinsetização – agendar o trabalho semestral;
• Brigada de incêndio – realizar o treinamento dos funcionários a cada ano;
• Extintores e mangueira de incêndio – contratar uma empresa habilitada para fazer a inspeção anual dos equipamentos;
• Instalações elétricas – verificar a periodicidade que deve acompanhar o prazo do AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
• Para-raios – contratar profissionais habilitados para inspeção e manutenção;
• Instalações de gás – fazer a inspeção anual para certificar-se de que o condomínio não apresenta vazamentos, tanto na central como nas unidades;
• Elevadores – Solicitar à empresa contratada para a manutenção dos elevadores um laudo anual, com o recolhimento de ART do engenheiro responsável pelos equipamentos;
• AVCB – verificar o prazo de validade do AVCB, que, no estado de São Paulo, é de 3 anos para os condomínios residenciais. Caso vença no ano em curso, preparar toda documentação e dar entrada no Corpo de Bombeiros para que seja feita a inspeção;
• Contrato com fornecedores e prestadores de serviços – avaliar se os preços cobrados atualmente estão condizentes com os valores oferecidos pelo mercado e o prazo destes contratos;
• Inspeção Predial – aprovar em assembleia a contratação de uma empresa para realizar a inspeção predial, de acordo com a NBR 16.747/2020 da ABNT, para prevenir problemas estruturais que podem se agravar ao longo do tempo;
• Orçamento anual – manter a análise mensal atualizada dos recebimentos e pagamentos para facilitar a elaboração do orçamento que será apresentado na próxima assembleia;
• Prestação de contas anual – elaborar um relatório com todas as importantes ações que ocorreram durante o ano para ser apresentado na assembleia anual. Inclua fotos, datas dos fatos e valores, além de gráficos que evidenciam a movimentação financeira no período indicado nos demonstrativos financeiros mensais.

O síndico e a empresa administradora, tendo essas informações organizadas e bem planejadas, proporcionarão maior transparência, confiança e segurança de que os valores pagos pelos condôminos estão sendo bem administrados e que o patrimônio está sendo valorizado pelas manutenções bem realizadas.

ROSELY SCHWARTZ é Administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16ª ed. (Ed. Benvirá), é também autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na FECAP com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio. Coordena o GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP).

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