COMO FUNCIONA UMA ASSEMBLEIA DE ELEIÇÃO DE SÍNDICO E QUAIS OS CUIDADOS QUE SE DEVE ADOTAR PARA SUA LEGALIDADE?

Segundo o Código Civil, art. 1.347, assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá ser renovado. Para garantir que esse ato seja válido legalmente, alguns ritos precisam ser adotados, seguindo o que estabelece o Código Civil e a própria convenção do condomínio:

1. Antecedência - A convocação precisa ser entregue, com comprovação de recebimento, para todos os condôminos, atendendo à antecedência determinada pela convenção, que geralmente estabelece 10 dias;

2. Quórum para a assembleia de eleição – Na convocação deve estar claro o quórum para a primeira chamada, que deverá ser de 50% + 1 da totalidade da massa condominial, e para a segunda chamada, maioria simples dos presentes. Esse quórum é determinado pela Convenção do condomínio e não está definido no Código Civil, cabe informa;

3. Direito ao voto – Segundo o art. 1.335, III, têm direito a votar nas deliberações da assembleia e dela participar os condôminos que estejam quites com as cotas condominiais;

4. Uso de procurações – Deve-se observar o que dispõe a convenção sobre essa questão. Algumas exigem reconhecimento de firma nas assinaturas; outras são omissas. Convenções mais modernas estabelecem restrições ao uso de procurações pelo síndico, subsíndico ou conselheiros em situações que envolvam interesse próprio, bem como podem limitar o número de procurações por condômino. O Código Civil não regulamenta especificamente essa matéria, cabendo à convenção discipliná-la.

5. Quem pode se candidatar – Deve-se verificar as determinações da convenção, dado que, pelo Código Civil, não há restrição para as pessoas que não sejam condôminos, moradores em geral, como inquilinos, pessoas físicas ou jurídicas. Desta forma, abre-se a possibilidade da escolha de síndico externo, chamados pelo mercado de síndico profissional, exceto quando a convenção exige que seja condômino;

6. Não deve ser síndico - A pessoa que tenha alguma restrição legal na Receita Federal, como CPF irregular ou dívida elevada na praça, dado que pode enfrentar dificuldades na prática, como na emissão do Certificado Digital (necessário para assinar documentos e movimentar a conta bancária do condomínio) ou na abertura da conta bancária.

Outro impedimento é a pessoa ser aposentada por invalidez, pois seu benefício será cortado, quando for informado que está exercendo a atividade de síndico. Cumpre destacar que o Código Civil não aborda esse assunto. O artigo 1.335, III trata do voto, mas não da candidatura.

7. Lista de presença – Todos os participantes devem assinar a lista de presença, seja ela física ou eletrônica, para registro formal da participação e verificação de quórum.

8. Composição da mesa da assembleia – Faz parte dos ritos de uma assembleia a escolha de um presidente, que irá conduzir e disciplinar os trabalhos, e a escolha de um secretário, que irá auxiliar na redação da ata;

9. Quem pode presidir a mesa – Muitas convenções proíbem que o síndico seja presidente da mesa, em função de poder haver conflito de interesses, mas caso a convenção seja omissa, ele poderá assumir esse posto. De acordo com algumas convenções caberá ao presidente da mesa, em caso de empate, o voto de “minerva”.

10. Registro do voto – O voto pode ser aberto ou secreto, conforme definido na convenção ou deliberado pela assembleia. O voto secreto pode ser adotado para garantir maior liberdade aos votantes.

CUIDADOS QUANDO A ASSEMBLEIA FOR VIRTUAL

A assembleia virtual é plenamente válida, conforme autorizado pela Lei nº 14.309/2022, desde que respeitados os requisitos legais e convencionais.

1. Plataforma confiável – É fundamental que o sistema escolhido seja seguro, acessível, de uso intuitivo e que garanta a preservação dos dados, respeitando a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Além disso, deve-se utilizar senha e método de autenticação para garantir que apenas os condôminos tenham acesso à reunião;
2. Convocação com todas as orientações – A convocação deve ser feita atendendo à antecedência estabelecida na convenção e incluir todas as instruções necessárias para a participação na reunião, como o link de acesso e indicação sobre o uso da plataforma;
3. Quórum – Deve ser mantido, da mesma forma que a assembleia presencial;
4. Votação – O sistema deve ser seguro para garantir a confiabilidade e a integridade dos votos, além de assegurar que cada condômino vote apenas uma vez;
5. Gravação da assembleia e ata – A gravação pode ser realizada como meio auxiliar para elaboração da ata, tanto para as assembleias presenciais como as virtuais e registro dos fatos ocorridos, respeitando a legislação de proteção de dados;
6. Procuração digital – Desde que não haja restrição na convenção, as procurações poderão ser apresentadas em formato digital;

Com a adoção desses cuidados, a eleição de síndico será um processo legítimo, transparente e juridicamente seguro, reduzindo significativamente o risco de questionamentos judiciais.

ROSELY SCHWARTZ é Administradora especialista em condomínios, contabilista, autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16ª ed. (Ed. Benvirá), é também autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na FECAP com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio. Coordena o GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP).