Assumiu como síndico? Saiba o que fazer

Depois de ter passado a emoção da assembleia de eleição e você ter sido eleito (ou eleita), tenha calma, pois todos os desafios podem ser superados se você tiver conhecimento e uma parceria com uma administradora comprometida em cumprir com todas as exigências legais.

Selecionamos as primeiras seis ações que você deve adotar ao assumir a gestão. Confira:

1. Fazer uma análise das pastas de prestação de contas da gestão anterior:

1. a) Checar os recolhimentos das retenções e encargos, principalmente se o síndico é isento ou recebe remuneração, verificando se o INSS relativo ao encargo de 20% e a retenção de 11%, se for o caso, foram recolhidos; nos recibos dos autônomos, verificar se foram feitas as retenções e os recolhimentos do INSS (encargo de 20% e a retenção de 11%)  e do ISS ;
2. b) Verificar se os cálculos estão corretos na folha de pagamentos, se há muitas horas extras e se as férias são pagas de acordo com a legislação.

Caso não tenha conhecimento para analisar essas questões é importante que um profissional seja contratado. Algumas vezes um morador com conhecimento em contabilidade poderá fazer essa análise sem custos. Se for necessária a contratação, é importante que seja aprovada em assembleia para justificar o gasto que o condomínio terá com o trabalho.

2. Aprovar em assembleia a contratação de um engenheiro com especialidade em estrutura para fazer uma inspeção predial, conforme determina NBR nº 16.747/2020 da ABNT, que é a constatação técnica das condições da edificação. Esse relatório deverá ser levado para uma assembleia, com vistas a documentar o estado que foi encontrado o edifício e se será necessário adotar providências, se devem ser urgentes ou não.
3. Realizar uma primeira reunião com todos os funcionários para conhecê-lose indicar quais serão seus objetivos na gestão. Evidenciar que eles serão fundamentais para o sucesso do trabalho e que pretende investir em treinamento de todos.
4. Realizar reuniões individuais com cada funcionáriopara identificar quais são as expectativas de cada um e quais são os problemas que eles estão encontrando com o trabalho e o que esperam do gestor.
5. Fazer uma análise sobre os recursos que o condomínio tem disponíveis em conta corrente e nos Fundos de Reserva e Fundo de Obrase se cada um deles está em contas separadas, sendo os Fundos em contas vinculadas à conta corrente. Avalie também se os recursos disponíveis são suficientes para pagar todas as contas previstas no orçamento já aprovado ou se será necessária uma nova assembleia. NÃO DEIXE QUE A CONTA ORDINÁRIA FIQUE NEGATIVA, divida esse problema com todos os condôminos.
6. Realizar reunião com a Administradora: o síndico será sempre o responsável legal pelo condomínio, inclusive no que diz respeito à fiscalização do trabalho da administradora. A empresa contratada será a parceira do síndico, integrará a equipe, sempre tendo em vista as expectativas dos moradores. É essencial verificar qual o seu comprometimento em atender às exigências legais e normativas; confirmar se o CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) da empresa corresponde ao código 6822-6/00, indicado para administração de condomínios, com registro no CRA (Conselho Regional de Administração); observar se a administradora possui como escopo de trabalho a redução de custos e a preservação do patrimônio e qual a responsabilidade que assume em casos de erros cometidos por ela.

Fonte: Profa. Rosely Schwartz – administradora especialista em condomínios, contabilista, coordenadora do GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios do CRA-SP), autora do livro Revolucionando o Condomínio – 16a ed. (Ed. Benvirá), Autora e docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional na FECAP com transmissão ao vivo e do curso 100% Online de OCondomínio.