Veja qual o papel de uma administradora de condomínio

Muitos não sabem, mas ela é a responsável por executar mais de 150 tarefas para o condomínio, como auxiliar do síndico

Devido à alta complexidade das operações, os condomínios necessitam cada vez mais de profissionais capacitados e habilitados para fazer a sua gestão. Síndicos, conselheiros, administradoras, advogados e engenheiros são apenas algumas dessas figuras que devem atuar muito bem para que não haja prejuízos ao condomínio.

No que compete a administradora, muitos não sabem, mas ela é a responsável por executar mais de 150 tarefas para o condomínio, como auxiliar do síndico.

Antes de adentrarmos nessas tarefas, é importante mencionar que a escolha dessa importante empresa geralmente está sob responsabilidade do sindico, posto que este é o responsável legal do condomínio e também por supervisionar o trabalho dela. Dizemos geralmente, porque em algumas situações é a convenção que determina a forma da escolha da administradora, muitas vezes tendo que passar por uma assembleia (Art. 1348, §2º, Código Civil).

Dito isso, é preciso enfatizar que cuidar de toda a rotina administrativa, financeira, de recursos humanos e pessoal não são tarefas tão simples como se imagina. Principalmente em condomínios com funcionários orgânicos e com características de clube, a demanda pelos serviços de qualidade é muito crescente.

Para atender a tudo isso, a administradora deve estar preparada com um corpo de funcionários bem treinados e um software de última geração capaz de verificar todos os tributos envolvidos nas diversas operações financeiras e de pessoal, a fim de não sujeitar o condomínio ao risco de multas, em especial com a Receita Federal.

Dessa forma, dentre dezenas de outras atividades, a administradora deve estar preparada para dar orientação constante ao síndico, atender prontamente aos condôminos, manter o cadastro de todos atualizados, disponibilizar os documentos de forma online e em tempo real aos moradores inclusive as pastas de prestação de contas mensal.

Compete à administradora, ainda, mediante seu sistema, controlar aqueles moradores que se mudam, que alugam áreas comuns e enviar os comunicados do síndico. Em muitos casos, dependendo do contrato, a administradora pode se responsabilizar por fazer cotações de obras, materiais e serviços e fazer a gestão de contratos (seguros, terceirizados de serviços, manutenções, elevadores etc.).

O ponto nevrálgico de toda administração, porém, é a parte financeira. A boa administradora, juntamente com o síndico, elabora uma previsão orçamentária dentro da realidade de cada condomínio, prevendo situações recorrentes (com base nos últimos 6 ou 12 meses) evitando, assim, que a gestão dos recursos pelo síndico seja comprometida.

É da administradora, também, a função de acompanhar os gastos do condomínio e fornecer relatórios diários de fluxo de caixa para que o síndico saiba se a previsão orçamentária está sendo seguida.

Por fim, a administradora tem uma fundamental participação nas assembleias. É ela quem prepara todo ritual desses encontros (seja presencial ou virtual), e funciona como facilitadora da comunicação e da apresentação, auxiliando o síndico em todas as exposições.

Dessa forma, diante de tantas responsabilidades, o síndico precisa gastar tempo pesquisando as melhores opções que o mercado oferce antes de efetuar a contratação, lembrando sempre que é ele o responsável legal pelo condomínio. Ainda, o fator preço não deve ser o definidor da contratação e sim o pacote de serviços que a administradora oferecerá.