Previsão orçamentária, uma das mais importantes ferramentas de gestão do condomínio

Nesta entrevista à Direcional Condomínios, a Profa. Rosely Schwartz esclarece pontos que geram dúvidas na hora de o síndico montar a previsão orçamentária para um novo exercício no condomínio.

Entre os temas abordados, estão as diferenças entre despesas ordinárias e extraordinárias; a necessidade ou não do reajuste da taxa de rateio de um ano para outro; a importância e o papel dos fundos, como o de reserva; e a utilização de ferramentas auxiliares como o compliance e a auditoria. Rosely Schwartz é administradora, contabilista, responsável pelos cursos de Administração de Condomínio, de Formação de Síndicos e de Síndico Profissional da FECAP-SP, autora do livro "Revolucionando o Condomínio" (Ed. Saraiva, 15a Edição). Coordena o GEAC (Grupo de Excelência em Administração de Condomínios), ligado ao CRA-SP (Conselho Regional de Administração). (Edição Rosali Figueiredo)

Direcional Condomínios – O que diz a lei em relação à previsão orçamentária e às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio?
Profa. Rosely Schwartz - Está previsto no Código Civil, no Art. 1.350, que anualmente deverá ocorrer uma assembleia para aprovação do orçamento das despesas, não especificando se são ordinárias ou extraordinárias. Embora o artigo não seja claro, este é citado com frequência para a aprovação da previsão orçamentária, visando a cobrir as despesas ordinárias necessárias para um período específico.

Direcional Condomínios - Quais seriam as despesas ordinárias?
Profa. Rosely Schwartz – A definição de despesas ordinárias se encontra na Lei do Inquilinato (Lei 8.245/1991), alterada pela Lei 12.122/2009, e contempla os gastos rotineiros de manutenção do edifício, como salários, encargos trabalhistas; tarifas de água e esgoto, gás e energia das áreas comuns; limpeza, manutenção, conservação das instalações e equipamentos hidráulicos, elétricos, mecânicos e de segurança; conservação das dependências de uso comum; manutenção das áreas de lazer e esportes; manutenção de elevadores, porteiros eletrônicos e antenas coletivas. Além dessas, fazem parte a contratação do seguro, honorários administrativos e advocatícios e despesas bancárias.

Direcional Condomínios - Quais seriam as despesas extraordinárias e como elas devem ser organizadas?
Profa. Rosely Schwartz - Também mencionadas na Lei do Inquilinato, as principais despesas extraordinárias referem-se a obras de reformas ou acréscimos que interessem à estrutura integral do imóvel; pintura das fachadas, empenas, poços de aeração e iluminação e esquadrias externas; obras destinadas a repor as condições de habitabilidade; instalação de equipamentos de segurança e de incêndio e constituição de fundo de reserva. Estas despesas precisam ser aprovadas em assembleia, especialmente convocada para essa finalidade, mesmo que o condomínio tenha no Fundo de Reserva ou no Fundo de Obras recursos suficientes para a realização das obras. O aval da assembleia tem o objetivo de evitar que o síndico seja questionado, inclusive na Justiça sobre o uso do dinheiro.

Direcional Condomínios - Para o cálculo da previsão orçamentária de um exercício para outro, você costuma dizer que não basta projetar o índice inflacionário do período sobre cada item e aplicar os reajustes. É preciso fazer uma revisão do exercício anterior?
Profa. Rosely Schwartz - A previsão orçamentária é uma das mais importantes ferramentas de gestão, por meio da qual será comprovado se o síndico realizou uma análise correta das contas e das necessidades para o período futuro. Se a previsão for bem montada, o comparativo entre o previsto e o realizado em um dado exercício demonstrará pouquíssimas variações.

Recomenda-se uma avaliação do exercício anterior, calculando a média de cada uma das contas e aplicando-se, em seguida, os respectivos reajustes, de acordo com os índices correspondentes. Por exemplo: Os salários serão reajustados de acordo com o estabelecido no acordo coletivo da categoria. Já os contratos serão corrigidos de acordo com o índice definidos, como IGPM ou INPC. A previsão também deverá incluir as manutenções que serão necessárias para o próximo período. Essa avaliação é fundamental, pois a média estabelecida no ano anterior nem sempre define um valor suficiente a uma determinada despesa, sendo necessário aumentá-lo.

Direcional Condomínios - Novos contratos são incorporados à rotina anual do condomínio, como a assessoria esportiva e a manutenção dos aquecedores a gás nas unidades. Quando aprovados em assembleia, eles se tornam despesas ordinárias?
Profa. Rosely Schwartz - Os itens mencionados poderão ser incluídos como despesas ordinárias. No entanto, caso não tenham sido incluídos no orçamento aprovado em assembleia, será necessária uma nova convocação para aprovar esses orçamentos, uma vez que o valor rateado poderá não ser suficiente para cobrir essas novas despesas.

Direcional Condomínios - A previsão orçamentária deve necessariamente prever um reajuste anual da taxa de rateio?
Profa. Rosely Schwartz - A previsão orçamentária servirá de base para a cobrança da taxa condominial para o próximo período, portanto, dependendo do valor apresentado, será necessário ou não aumentar a cota a ser paga pelos condôminos.

Direcional Condomínios – Depois de discutida e votada em assembleia anual, a previsão orçamentária poderá ser alterada?
Profa. Rosely Schwartz - Sim. Quando, por algum motivo durante o período em curso, o valor previsto não for suficiente para fazer frente à despesa, o síndico deverá convocar uma nova assembleia para os ajustes necessários. Essa ação é fundamental para evitar que a conta ordinária fique negativa ou que seja usado o Fundo de Reserva para cobri-la sem aprovação de uma assembleia.

Direcional Condomínios – Qual a finalidade do Fundo de Reserva? Ele deve possuir um teto?
Profa. Rosely Schwartz - Não existe na legislação uma referência para a destinação do Fundo de Reserva. A Lei 4.591/64 apenas prevê que a Convenção deverá conter a forma de contribuição para sua constituição. A Lei do Inquilinato define que a sua constituição deverá ser feita pelo proprietário e, quando utilizado para cobrir despesas ordinárias, poderá ser reposto pelo inquilino. Para que haja maior controle na destinação do Fundo de Reserva e, desde que a Convenção nada estabeleça em torno disso, recomenda-se que ele seja utilizado para cobrir emergências relacionadas aos itens que compõem as despesas ordinárias. Já o Fundo de Obras ou de Benfeitorias devem ser utilizados especificamente para as despesas extraordinárias. Atualmente, muitas convenções preveem um limite para o Fundo de Reserva, como o teto de uma arrecadação e meia, por exemplo. Ou seja, se o valor previsto para cobrir as despesas ordinárias é de R$ 30.000,00, quando o Fundo chegar a R$ 45.000,00, o condomínio deverá deixar de recolhê-lo.

Direcional Condomínios – Quais os demais fundos deverão ser contemplados na previsão orçamentária anual?
Profa. Rosely Schwartz - O condomínio poderá aprovar a criação do Fundo de Obras ou de Benfeitorias. Há ainda a criação de Fundo para Rescisões e 13º Salários.

Direcional Condomínios - O compliance traz ferramentas que auxiliam a previsão orçamentária?
Profa. Rosely Schwartz - Ter um programa de compliance irá auxiliar na definição de valores reais, justos e íntegros para o orçamento, facilitando o demonstrativo de comparação entre o previsto e o realizado, o que dará maior transparência para a gestão. Outro instrumento fundamental na busca pela transparência é o condomínio possuir conta bancária individual, em seu nome, evitando a chamada conta pool. Nesta modalidade, todos os recursos recebidos pela administradora, de todos os seus clientes, vão para uma conta em nome dela, e todas as despesas também são pagas desta mesma conta.

Direcional Condomínios - A auditoria ajuda o síndico a repensar a previsão orçamentária?
Profa. Rosely Schwartz - A adoção da auditoria preventiva mensal pelo condomínio facilita o planejamento e a futura execução orçamentária, dado que as bases adotadas no período anterior são reais e corretas. A prestação de contas anual obrigatória também é beneficiada, visto que com a auditoria, é feito um acompanhamento mensal das receitas e despesas do condomínio.

Direcional Condomínios – Qual a orientação para síndicos que administram num só condomínio (único CNPJ) torres caracterizadas como subcondomínios independentes, com despesas próprias e algumas gerais?
Profa. Rosely Schwartz - O controle financeiro de condomínios com receitas, despesas e contas bancárias distintas para cada torre exige do síndico maior controle para que haja transparência nos demonstrativos financeiros mensais e, depois, na prestação de contas anual. A complexidade é aumentada, quando, em alguns casos, o valor do rateio é diferente para cada torre, sendo estabelecido um valor de condomínio para a área comum. Acompanhar toda essa movimentação exige que o condomínio tenha um software de gestão que permita verificar todos os detalhes online. Outra questão é saber quais são as responsabilidades do gestor de cada torre, para que o síndico geral não seja responsabilizado por eventual irregularidade cometida em uma delas.