Gestores delimitam foco para assembleias de instalação de condomínios

Planejamento reduz discussões e assegura o cumprimento dos requisitos legais da Assembleia Geral de Instalação

Um reaquecimento no mercado de imóveis e os lançamentos de novos edifícios no litoral Norte de Santa Catarina trazem à tona a preocupação de construtores, síndicos e gestores condominiais com a instalação de novos condomínios dentro das melhores práticas e preservando a boa convivência. Reuniões muito longas com pauta extensa e exposição de conflitos particulares, práticas comuns no passado, agora têm a atenção de quem zela pelo cumprimento dos requisitos legais de instalação do condomínio. O planejamento e a condução da pauta da Assembleia Geral de Instalação (AGI) são cada vez mais aprimorados e a palavra da vez é foco.

Em 2018, Balneário Camboriú apareceu no topo do ranking do Sindicato da Habitação (Secovi/SC) no quesito valorização de imóveis de alto padrão, com aumento do valor de venda de 8% no primeiro semestre, em relação ao mesmo período de 2017. A valorização também refletiu em outras cidades do litoral Norte, como Itapema, com média de 7,1% para todos os perfis de imóveis, e Itajaí, com 6,2%. Os números indicam o reaquecimento do setor imobiliário, a atração de investidores da construção nestas cidades e a instalação de novos condomínios.

Com a entrega das chaves feita pela construtora, a Assembleia Geral de Instalação (AGI) é a reunião que formaliza a instituição do condomínio. Nela os proprietários elegem seus representantes (síndico e conselho), aprovam o rateio das despesas e validam a existência do condomínio para que este possa se tornar uma pessoa jurídica junto à Receita Federal. Apenas com o registro do CNPJ, que depende da ata da AGI, o condomínio pode abrir conta bancária, contratar funcionários e serviços e assumir todas assuas atribuições conforme o Código Civil.

Como primeiro compromisso oficial com os proprietários junto à incorporadora e o futuro síndico, a AGI tem uma pauta obrigatória para que o condomínio passe a existir. De acordo com o auditor condominial Odimar Manoel, que é instrutor de cursos para síndicos em Itajaí e região, a AGI precisa cumprir com quatro obrigações legais: instalar o condomínio a partir da assembleia; eleger um síndico; eleger um conselho fiscal/consultivo e aprovar a previsão orçamentária. A pauta é sucinta, mas repleta de detalhes e torna-se um problema quando é inflada pela ansiedade de proprietários e gestores.

“Já fui convidado a assistir assembleias de instalação com nítidos problemas de planejamento e condução. Uma reunião de duas horas pode durar desgastantes quatro horas, quando além das questões de orçamento e eleição de representantes, os moradores querem aprovar a minuta da convenção e do regimento interno para aproveitar o quórum ou levantar divergências com a construtora. Esse primeiro encontro não pode ser um trauma para as pessoas”, relata o auditor.

Previsão orçamentária exige atenção acima de outros temas

Manoel alerta que o planejamento da pauta deve considerar a complexidade da previsão orçamentária e todos os itens que os proprietários precisam observar em seu escopo. São alguns exemplos a infraestrutura de pessoal, segurança e limpeza, os custos de manutenção do imóvel, dos elevadores, a chamada de investimento para compra de enxoval e a definição das cotas condominiais.

Segundo o especialista, com todas essas questões a serem discutidas e no momento em que as pessoas ainda não se conhecem, algumas reuniões de instalação têm a pauta inflada com proprietários querendo definir medidas contra a construtora, discutir problemas particulares das unidades e decidir item a item a aprovação da convenção e do regimento interno.

“A assembleia de instalação não é o momento para nenhum desses temas. É preciso algum tempo de convívio para aprovar minutas de convenção e regimento. As cobranças à construtora devem ser realizadas em assembleia posterior e específica para essa finalidade”, diz Manoel.

Previsão Orçamentária

A assertividade para as questões de orçamento só é viável com um levantamento prévio aprofundado, para oferecer diversas oportunidades de escolha aos novos proprietários. É a recomendação de Vitor Antônio Pinto, sócio de uma administradora à frente da gestão fiscal de mais de 200 condomínios em Balneário Camboriú e litoral Norte. “Nas reuniões de instalação, costumamos apresentar até seis modelos de previsão orçamentária para avaliação dos proprietários. Além disso, explicamos com clareza as obrigações legais e as necessidades comuns para o início da vida em condomínio”, explica.

O cuidado da administradora é para garantir a melhor tomada de decisão dos proprietários sobre escolhas que interferem significativamente no rateio das despesas condominiais. Uma delas é a portaria monitorada por câmeras 24h ou com presença humana, que implica em contratar uma equipe de funcionários. O auditor Odimar Manoel traz a estimativa de que 40% dos custos do condomínio advêm das despesas com recursos humanos.

Regimento interno e convenção são apresentados, não deliberados
Planejar bem a pauta é primordial, mas segui-la à risca também exige esforços na condução da AGI. Para o síndico profissional e empresário Josué Cavalcanti de Lavor, quem conduz a assembleia precisa estar preparado para que a ordem da pauta não seja alterada ou desvirtuada por questões particulares. Ele defende, porém, que se torna imprescindível tratar de questões básicas do convívio, mesmo sem a aprovação definitiva do regimento interno.

“Para a solução das dúvidas e a boa condução da pauta, costumamos nos antecipar às perguntas que costumam ser feitas e elencamos alguns pontos da minuta do regimento interno. Em geral, abordamos os assuntos críticos de todo novo condomínio: regras para mudanças de moradores, reformas e uso do salão de festas”.
Síndicos profissionais e administradoras podem atuar de formas diferentes no planejamento e produção da pauta da AGI, mas o consenso é que as reuniões muito longas são acompanhadas de desgastes no relacionamento, desprestígio às próximas reuniões com baixo quórum, e problemas no entendimento das decisões que precisam ser tomadas na assembleia de instalação.

A pauta ideal
• Instalação formal do condomínio para a solicitação do CNPJ
• Apresentação de minutas da Convenção e do Regimento Interno
• Aprovação da previsão orçamentária
• Apresentação da administradora de condomínios indicada pela construtora ou incorporadora
• Eleição de síndico
• Eleição do conselho fiscal/consultivo.