A entrega do empreendimento e a primeira gestão

Para auxiliar síndicos e construtoras, advogada cria consultoria no segmento de condomínios

Após a entrega do empreendimento e instalação do condomínio inicia a gestão do novo síndico, o que exige conhecimento, pois o primeiro ano demanda muitos ajustes e cuidados para o sucesso do empreendimento.

A assembleia geral de instalação (AGI) é o primeiro passo para o início da vida condominial. É a partir dela que os representantes legais são eleitos e se aprova uma previsão orçamentária para rateio das despesas do condomínio. A convenção é apresentada pela construtora e nada impede que os condôminos tomem ciência deste documento com antecedência, desta forma poderão ver as clausulas e optar pelas alterações que julgarem convenientes para o condomínio. As alterações poderão ser feitas já na primeira assembleia caso constarem no edital de convocação.

Na AGI (Assembleia Geral de Instalação) é feita a escolha do primeiro síndico e do Conselho Consultivo e/ou Fiscal, além de aprovar a taxa condominial com base na previsão orçamentária. Todos os assuntos da primeira assembleia devem constar no edital de convocação entregue pela construtora aos moradores.

A previsão orçamentária deve ser feita dentro da realidade do condomínio, e pode acontecer que depois de alguns meses, os assuntos decididos na primeira assembleia possam mudar. Neste caso, é possível convocar uma nova assembleia para fazer uma reavaliação desta previsão orçamentária inicial.

Deve ser entregue também ao síndico eleito o cadastro dos moradores com todos os dados de contato para que na entrada dos moradores se tenha mais controle no agendamento das mudanças.

Sindico eleito, e agora?
Neste momento aparecem muitas demandas importantes para a primeira gestão do condomínio e devem ser seguidas pelo novo síndico, entre elas: a escolha dos funcionários e montagem das equipes de trabalho, seleção das empresas prestadoras de serviço, aquisições de bens, utensílios e equipamentos necessários para montar o enxoval do condomínio, caso estes já não tenham sido entregues junto com o empreendimento. Em paralelo a estas demandas existem aspectos muito importantes e que compõe o recebimento do empreendimento pelo sindico que são: o ato da entrega do empreendimento e a primeira vistoria do imóvel, o recebimento de toda a documentação administrativa, checklist dos equipamentos recebidos e verificação de prazos de garantias.

Mas como fazer isso de forma correta? A advogada Erica Faerber há nove anos exercendo a função de síndica profissional em empreendimentos de alto padrão na cidade de Balneário Camboriú, presenciou as dificuldades encontradas por profissionais que assumem pela primeira vez a gestão e presta serviço de consultoria voltado para construtoras e síndicos de primeira gestão.

Advogada Erica Faerber
A advogada Erica Faerber exerce a função de síndica profissional em empreendimentos de Balneário Camboriú
Para tanto, a proposta é acompanhar os últimos 60 dias da entrega do empreendimento e nos primeiros 30 a 60 dias da eleição do síndico em assembleia. “Tratase da fase mais complexa para os síndicos, pois a função exige muitas demandas como vistoria de recebimento do condomínio, documentação, contratação de funcionários, montagem de equipe, patrimônio do condomínio, entre outras”, destaca a advogada.

Em se tratando das construtoras, ela lembra que o propósito da consultoria é evitar desgastes entre a construtora e o condomínio.

Buscando dar apoio ao gestor, Erica cita quatro passos que considera importantes e que merecem a atenção do síndico, que tanto pode ser morador do prédio, profissional ou a própria construtora.

Principais itens que devem ser observados pelo síndico:

1º passo: Entrega do empreendimento

Deve ser feito um protocolo oficial (termo de responsabilidade de entrega do empreendimento) pela construtora junto com o síndico e conselho. Nele, será apresentado um inventário do mobiliário das áreas comuns: mesas, cadeiras, eletrodomésticos, louças do salão de festas, equipamentos da academia, entrega de chaves, entre outros.

A vistoria deve ser feita pelo síndico com o acompanhamento do conselho na semana seguinte da entrega do empreendimento. A vistoria deve ser de forma detalhada e em todos os ambientes do condomínio.

Com a entrega do Termo de Responsabilidade das áreas comuns pela construtora, o síndico tem a responsabilidade de notificar a construtora a fazer reparos quando verificados vícios referentes ao empreendimento. Dentro das unidades é de responsabilidade do proprietário dirigir-se à construtora.

A entrega da documentaçãoadministrativa do condomínio pode ser recebida em uma pasta com os documentos ou por meio digital, cabendo aos responsáveis manter e conservar a documentação.
Fazem parte da documentação administrativa:

Manual do Proprietário

Alvará de Construção

Auto de Conclusão

Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB)

Selo dos extintores

Relatório de Inspeção dos elevadores com Anotação de Responsabilidade Técnica do engenheiro responsável

Sistema de Proteção a Descarga Atmosférica (SPDA)

Certificação de limpeza e análise química referente à limpeza dos reservatórios

Certificado de ensaios de pressurização em mangueiras

Notas fiscais de máquinas e equipamentos instalados para fins de garantia.
Documentação Técnica:

Projeto Aprovado

Projeto de Sondagem

Projetos de Fundações

Contenções, cortinas e arrimos

Projetos de Estruturas

Projeto de Instalações Prediais (Instalações Hidráulico Sanitárias e de água pluviais, instalações de gás, Instalações elétricas, de telefonia, e de para raios (SPDA) instalação de ar condicionado).
Segundo Erica, é fundamental que a vistoria seja bastante criteriosa. “Este é justamente o momento de questionar a construtora a ocorrência da falta de algum item, por isso a importância da vistoria ser na semana seguinte à entrega do empreendimento”, salienta. A consultora também sugere que as construtoras possam prever em seus projetos uma sala para a administração e para o setor responsável pela limpeza do condomínio. “Independentemente do tamanho ou padrão do condomínio, um local onde o síndico possa armazenar documentos, onde ele possa prestar atendimento aos condôminos e desenvolver seu trabalho, e também uma sala para o trabalho do pessoal de limpeza. O síndico e os funcionários são o coração do prédio, são eles que fazem tudo funcionar. Essa duas linhas são literalmente esquecidas pelas construtoras”, diz.

2º passo: Manutenções

O síndico deverá tomar ciência das manutenções para não perder o prazo das garantias e deve prestar atenção aos Manuais dos equipamentos como elevadores, ar condicionado, bomba d´água, geradores, equipamentos de segurança, equipamentos da academia, etc.

Para Erica, um ponto chave no recebimento do empreendimento é a verificação do Termo de Responsabilidade de funcionamento dos elevadores entregues pela empresa que fez a instalação do equipamento.

Segundo ela, os elevadores são instalados um ou dois anos antes da entrega efetiva do condomínio. “Durante a obra um dos equipamentos é utilizado para o transporte de material de construção e acaba se deteriorando”, alerta. Para tanto a consultora sugere ao novo síndico que solicite à construtora a apresentação de um Termo de Responsabilidade de 100% de funcionamento atualizado e não o da época da instalação.
3º passo: Metodologia

Nessa fase, ao assumir o condomínio, o síndico deve implantar sua metodologia de trabalho: contratar funcionários, checklist de atividades, serviços terceirizados, compra de material de limpeza, contrato com empresas especializadas (piscina, jardim, academia), etc.

Segundo Erica, para o síndico enfrentar o desafio da primeira gestão do empreendimento, além de conhecimento, é necessário ter sempre um bom posicionamento frente a construtora, equipe de trabalho e moradores.

4º passo: Regimento interno

Após a entrega do empreendimento há a fase de adaptação dos condôminos. Em média de 60 a 90 dias – onde ocorre a necessidade de alterações e adequações à vida cotidiana do condomínio, como entrada e saída de mudanças, uso das áreas comuns, acesso de animais, horários, etc. – Na entrega do empreendimento a construtora apresenta um regimento interno padrão que poderá sofrer alterações mediante agendamento de uma nova assembleia para fazer as devidas adequações.

A entrada dos novos moradores

Quando da entrega do empreendimento, logo nos primeiros dias, os condôminos estão ansiosos para entrar com a mudança ou fazer reformas, o que pode gerar dificuldades no relacionamento interno. Importante delimitar as entradas, com agendamento de 48h de antecedência para organizar a disponibilidade do uso do elevador.

A entrada dos novos moradores pode gerar avarias durante a mudança como lascas nas paredes dos corredores, por isso a importância do agendamento, para que o zelador possa acompanhar e ver quais as unidades estão efetuando mudanças e cobrar por eventuais avarias. O ideal é colocar capa nos elevadores para não provocar danos ao equipamento Os horários e dias designados para reformas devem ser respeitados e a unidade em obra deve se responsabilizar pelos eventuais resíduos que não podem ser colocados nas lixeiras do prédio.