12 dicas para contratar a administradora

Não é tão incomum sermos impactados com notícias de fraudes envolvendo administradoras de condomínios, situação que provoca uma série de transtornos, que podem ser gravíssimos, para o síndico e moradores.  Mas o que fazer para evitar esse problema?

Concentrar a administração do condomínio nas mãos somente do síndico é algo impensável, em função das exigências legais e da necessidade de encarar o condomínio como se fosse uma empresa. É aí que entra a administradora. O síndico é, em última análise, o responsável legal pelo condomínio, inclusive no que diz respeito à fiscalização do trabalho da administradora.

A empresa contratada será a parceira do síndico, integrará a equipe, sempre tendo em vista as expectativas dos moradores. Vale destacar que os moradores não podem dar ordens para a administradora, cabendo apenas ao síndico a atribuição de interagir com a empresa. Para contratar a administradora é preciso critérios rigorosos. O síndico pode contar com o conselho diretivo para ajudá-lo nesta missão, com a finalidade de dividir responsabilidades.

Confira alguns itens que devem ser observados com atenção nesta contratação:

1. Consultar ao menos 3 empresas, com levantamento cadastral completo, incluindo ações e denúncias em órgãos de defesa do consumidor. Verifique se o CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) da empresa corresponde ao código 6822-6/00, indicado para administração de condomínios;
2. Verificar se a administradora é registrada no CRA (Conselho Regional de Administração), e se possui um responsável técnico também registrado, uma vez que a administração de condomínios faz parte das atividades do administrador, sendo a profissão regulamentada pela Lei nº 4.769/1965.
3. Certificar-se de que a empresa se compromete a atender às exigências legais e normativas;
4. Observar se a empresa possui como escopo de trabalho a redução de custos e a preservação do patrimônio, sempre dentro da legislação vigente;
5. Visitar condomínios que a empresa já tem como cliente, bem como suas instalações;
6. Checar se a movimentação dos recursos financeiros do condomínio será realizada em CONTA INDIVIDUAL e em nome do condomínio. Esse sistema dará maior segurança e transparência, facilidade de consulta ao extrato e aos resultados de aplicações financeiras, simplificando, também, a conciliação bancária. Deve-se EVITAR A CONTA POOL, em que todos os recursos recebidos de todos os condomínios atendidos pela administradora irão para uma conta em nome da administradora e todos os pagamentos de todos os clientes também sairão desta mesma conta. Não há um extrato do banco, mas um relatório emitido pelo sistema da própria administradora. Esse tipo de movimentação aumenta muito a possibilidade de fraude.
7. Verificar se o modelo de demonstrativo financeiro que a empresa utiliza permitirá realizar a gestão dos recursos, sem a necessidade de retrabalho para compreender a posição de cada conta e certifique-se de que este abrange o mesmo que o condomínio utiliza para suas contas, sendo o mais indicado do 1º dia do mês ao último;
8. Contratar um escritório de advocacia independente da administradora. Hoje a própria OAB proibi a venda casada, ou seja, que a administradora ofereça serviços de advocacia para os seus clientes;
9. Checar com atenção a autenticação bancária de todos os pagamentos a fornecedores e guias de recolhimento de impostos. Atualmente pode-se checar algumas dessas informações pela internet;
10. Contratar empresa de auditoria especializada em condomínio, que seja independe da administradora, para analisar as contas mensalmente, de forma preventiva, caso o conselho do condomínio não tenha tempo e conhecimento para realizar a avaliação. Essa ação dará ao síndico e aos condôminos maior tranquilidade de que tudo está sendo realizado dentro das normas;
11. Observar no contrato qual a responsabilidade da administradora em caso de erros cometidos por ela;
12. Verificar quais valores podem ser adicionais além do cobrado mensalmente, evitando surpresas como cópias, taxas para emissão de boleto, registro de ata e acompanhamento tributário de terceiros.

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Fonte: Profa. Rosely Schwartz – docente dos cursos de Administração de Condomínios e Síndico Profissional com transmissão ao vivo pela FECAP e 100% online pelo OCONDOMÍNIO. Autora do livro Revolucionando o Condomínio (16 ed. – Editora Benvirá) especialista em administração condominial, contabilista, palestrante e consultora. Além de membro do GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios) do CRA-SP.