Alguns cuidados que o síndico deve adotar para a atender à LGPD

Situação das mais corriqueiras é o pedido de dados pessoais, como nome, RG, CPF, para que pessoas possam entrar em condomínios, sobretudo nos comerciais, podendo ocorrer também nos residenciais ou nas associações de moradores. Agora, com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), será preciso maior cuidado por parte dos gestores para se adaptarem ao que determina a lei, uma vez que as sanções serão rigorosas.

A LGPD foi aprovada incialmente em agosto de 2018 (Lei 13.709/2018) para entrar em vigor em agosto de 2020. No entanto, por conta da pandemia, novas Medidas Provisórias alteraram esse prazo, sobretudo a MP 959/20, referente ao Benefício Emergencial, a qual estabeleceu maio de 2021 como nova data para começo das sanções. A MP foi derrubada pelo Congresso e, em setembro de 2020, nova Lei foi sancionada (14.058/2020), determinando o mesmo prazo,  maio de 2021,  para início das medidas fiscalizadoras e punitivas. 

Se para as empresas e grandes conglomerados já será um grande desafio implementar processos e soluções, para os condomínios, gerenciar a maneira como guardam, coletam, utilizam, disponibilizam e transmitem a terceiros quaisquer dados pessoais com vistas ao atendimento aos ditames da lei  - mesmo que não seja para interesses comerciais e somente para fins de segurança -,  vem promovendo um grande debate.

De acordo com especialistas da área condominial consultados, o tema deverá ser fortalecido a partir da constituição da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), prevista na lei, a qual ficará responsável por regular e fiscalizar a LGPD. Apesar de os condomínios, via de regra, não utilizarem os dados coletados para outros fins que não os de segurança, envio de correspondência e comunicados, é preciso se preparar e se prevenir. Isso leva tempo, assim, é hora colocar a LGPD na ordem do dia. 

Importante destacar que a administradora é uma das partes mais sensíveis nas relações de trabalho que envolvem os condomínios no quesito proteção de dados, pois, dependendo do escopo do seu trabalho, ela detém informações relevantes sobre prestação de contas, folha de pagamento, dados dos moradores, como CPF, endereço de e-mails, entre outros. Assim, o síndico deve estar atento a como essa gestão de informação se dará com a administradora para se adaptar à lei e garantir a privacidade dos moradores. Essa ação impedirá a prática de algumas administradoras repassarem os dados dos moradores para empresas que comercializam, por exemplo, os seguintes serviços: desinsetização, pintura, redes de proteção e hidráulica.

Confira algumas das providências que os síndicos devem tomar para assegurar o cumprimento da lei e não serem pegos de surpresa por questionamentos de usuários e pela fiscalização.

• Elabore um plano de proteção de privacidade para o condomínio em conjunto com a administradora, sendo necessário realizar um adendo ao contrato com cláusulas que mencionem a proibição da divulgação dos dados dos moradores sem que haja prévia autorização dos mesmos;
• Crie uma política transparente que evidencie a finalidade de cada operação realizada para coleta de dado pessoal, bem como clareza na necessidade de recolhimento de cada dado;
• Identifique e mapeie quem tem acesso às informações, sejam elas físicas ou digitais, e onde elas estão armazenadas. Limite o acesso às mesmas;
• Tenha prévia autorização dos moradores para a inclusão do número de celular em grupos de WhatsApp e evite a possibilidade de o morador fazer inserções de comentários, evitando fomentar conflitos;
• Invista em recursos de segurança e proteção de dados, seguindo antivírus e padrões de segurança digital;
• Promova o treinamento dos colaboradores que têm acesso às informações dos moradores, reforçando o cuidado na movimentação das mesmas, como por exemplo, deixar pastas de prestação de contas ou cadastros dos moradores na portaria. É importante garantir que outros funcionários não tenham acesso a esses conteúdos.