Plataformas de gestão revolucionam administração de condomínios

Sistemas online de gerenciamento especializados em organizar a rotina predial têm transformado a comunicação entre síndicos e moradores

Esqueça o bloco de anotações, a caderneta de reservas do salão, as atas ou as agendas telefônicas. Ter acesso a informações importantes como documentos do prédio, ou conferir e reservar espaços de uso coletivo agora tem outra dinâmica. O acesso é rápido, prático, independente. Basta um login, uma senha e o acesso a uma rede de internet que, em poucos cliques, está tudo disponível no desktop, no notebook, no smartphone ou no tablet.

Aplicativos e sistemas online de administração predial têm mudado a rotina da administração dos condomínios. Por meio deles é possível fazer convocações para assembleias, reservar o salão de festas, ativar e desativar travas de portas de acesso a áreas comuns, gerenciar impasses entre condôminos e dispor de documentos como planta baixa do prédio, relatórios financeiros da administração e atas das reuniões.

A tecnologia como aliada às rotinas administrativas tem se mostrado capaz de trazer mais agilidade, produtividade e mobilidade ao dia a dia de síndicos e moradores. É uma parceria que ganha cada vez mais adeptos em Santa Catarina.

Para a síndica do Villa di Mare de Balneário Camboriú, Marise Serrato, a acessibilidade a todas as informações e procedimentos do prédio é um dos principais benefícios que a adoção de ferramentas online gera aos condomínios. “Essa mobilidade é indiscutivelmente um grande diferencial. Temos o controle de toda a administração sem precisar estar lá. Da mesma forma, garante que, mesmo na minha ausência, os condôminos tenham acesso a informações administrativas”, observa.

Conforme a síndica, outro fator que tem atraído as administrações condominiais é o custo-benefício: não há investimento de aquisição do sistema, e os custos mensais variam conforme o número de unidades e funcionalidades personalizadas a cada atendimento. “Aqui no condomínio, nosso investimento mensal é de cerca de R$ 250 pela manutenção e suporte do sistema”, narra.

Marise ainda revela que antes do uso dos sistemas os procedimentos do prédio exigiam mais recursos e levavam mais tempo para serem executados. “Sem ele (sistema), a administração precisava de um funcionário atento e bem preparado para organizar as rotinas – como agendar o salão de festas, por exemplo - além de espaço para o armazenamento de documentos, ligações e notificações por escrito. Isso tudo gera mais custos, é mais demorado e fica mais suscetível a falhas humanas, como se esquecer de anotar uma solicitação ou demanda”, exemplifica Marise.

Em tempo no qual corrupção e desvios são temas recorrentes, a síndica aponta que o uso do sistema é um grande aliado para garantir a transparência administrativa. “Descritivos de contas, custos com pessoal, logística, receita... Está tudo lá. O aplicativo nos permite expor a todos os condôminos os relatórios e informações orçamentárias. Isso é muito bom para nós, síndicos. A prestação de contas fica mais fácil e garante a credibilidade da gestão, ficando até mais fácil aprovar iniciativas nas assembleias”, comenta.

No condomínio Saint John, em São José, a adoção de um software administrativo teve motivações semelhantes. Entretanto, o síndico Leandro Heitor Becker lembra que a adaptação digital passou por um processo de identificação de necessidades. “No início a comunicação era por carta, pelos correios, passou por alguns avanços tecnológicos como e-mail, blogs e até mesmo sites. Contudo, havia ainda uma lacuna entre condomínio e condôminos que era dar agilidade no processo de comunicação”, relembra Becker.

Após a instalação, ele destaca que os benefícios de aliar a tecnologia a uma boa administração são indiscutíveis. “A gestão passou a ser muito mais ágil, pois comunicados importantes que antes teriam de ser impressos e dispostos em mural ou até mesmo pelas paredes do condomínio e elevadores agora são publicados e vistos instantaneamente”, aponta.

Porém, ele afirma que para ter bons resultados também é preciso preparo e compromisso de todos os envolvidos no processo administrativo. “Detalhe importante a observar é o de que os softwares ou aplicativos não são tudo. O condomínio que buscar esse tipo de solução deve lembrar que o operador vai precisar de infraestrutura, como internet, por exemplo, e treinamento para o uso” observa.

Becker também reforça a importância de que, antes da contratação de um software, sejam feitas análises sobre a capacidade e a infraestrutura que serão necessárias para inserir o sistema ao dia a dia do prédio. “Às vezes, o condomínio vira ‘um escravo’ do computador. Vive para alimentar o sistema com informações.

O prudente é perceber o quanto de informações é necessário registrar no sistema e o quanto de informação quem está no outro lado vai ter disponível. Análises prévias devem ser feitas sempre, para que sistemas ou aplicativos se tornem uma peça fundamental de apoio à administração e aos condôminos, e não mais uma dor de cabeça”, pondera.

Administradoras de condomínio recomendam o uso

Para as empresas administradoras de condomínios, os sistemas de gerenciamento também são fortes aliados. Diretora de uma empresa especializada em gestão de condomínios na Grande Florianópolis, Amanda Duarte também destaca as melhorias de comunicação como principal recurso.

“Os sistemas estão cada vez mais completos, disponibilizando diversas ferramentas que auxiliam desde os controles de manutenção até os relatórios financeiros. Através disso, o síndico e a administradora podem disponibilizar diversos documentos de interesse dos moradores como segunda via de boleto, atas das assembleias, avisos, comunicados, contratos com fornecedores, entre outros”, esclarece.

Amanda também explica que, a fim de acompanhar essa evolução, as administradoras têm desenvolvido recursos para a integração dos sistemas usados nas empresas com os que são utilizados nos condomínios. “Todos os nossos clientes dispõem, pelo menos, de um software com recursos básicos, como acesso a documentos. Normalmente, o software já se integra com o sistema que utilizamos e sempre que identificamos a necessidade de recursos mais complexos sugerimos a implantação do pacote mais completo do sistema”, diz.

A diretora ainda salienta que o segredo para o bom funcionamento dos aplicativos está, principalmente, na forma de uso. “Utilizando de forma correta o software, o recurso só facilita a rotina das administradoras. Isso porque a demanda dos condôminos por documentos e informações do seu condomínio é suprida pelo sistema. Os condôminos passam a ter informações da vida do condomínio, o que diminui de forma drástica as dúvidas e evita transtornos desnecessários entre a administração e os moradores”, ressalta.

Santa Catarina tem larga oferta de aplicativos

As opções e os modelos não são poucos e, cada vez mais, garantem que tudo isso esteja facilmente ao alcance de todos os condôminos. O mercado de desenvolvimento de sistemas, em especial no Brasil, é farto. São inúmeros sistemas disponíveis. Polo tecnológico, Santa Catarina também não fica para trás na oferta de sistemas de gerenciamento condominiais. O estado é referência tanto na procura quanto na produção dos aplicativos. Pelo menos, dois dos sistemas online mais utilizados no estado são catarinenses.

CEO de uma empresa que desenvolve um dos sistemas catarinense, Everton Pitz esclarece que, ao pensar o aplicativo, a empresa percebeu a administração de um condomínio como a gestão de um empreendimento, e para isso projetou ferramentas que fortalecessem e facilitassem o gerenciamento. “Em um condomínio com centenas de unidades, se cada um enviar um e-mail para o síndico com uma reclamação ou solicitação qualquer, o atendimento desses e-mails será demorado e alguns contatos podem se perder, gerando desconforto e incômodos desnecessários.

Com um sistema facilitador, esses problemas de gestão, de ruídos de comunicação, de falta de transparência e de gestão do tempo são comprovadamente reduzidos à quase zero”, observa.

O gerente comercial de outra desenvolvedora, Eduardo Gomes, diz que a produção da ferramenta revela que o aplicativo foi desenvolvido a partir da percepção de um nicho de mercado em crescimento. “Pensamos no sistema para atender a uma demanda que era recorrente e nesse sentido dispusemos recursos dentro do app para que ele atendesse à gestão integrada, com redução de custos”, afirma.

Saiba mais:

- Os sistemas e aplicativos de gestão são oferecidos pelas empresas desenvolvedoras ou por empresas parcerias, das quais se faz necessária a contratação.

- Algumas empresas disponibilizam diferentes versões do sistema, gerando ao condomínio um custo mensal de manutenção e suporte do sistema. A mensalidade varia de acordo com o número de unidades no prédio e funcionalidades disponíveis pelo sistema.

- Apesar dos sistemas serem 100% on-line, é preciso um login, uma senha e o acesso à internet. Algumas das empresas oferecem, além do sistema de gestão, integrações com sistemas de terceiros e o aplicativo, facilitando e utilização e adesão pelos moradores.

- Dentre os recursos disponíveis estão as reservas das áreas comuns, livro de ocorrências, disponibilização de documentos como atas, convocações para assembleias, contratos, manutenções preventivas, leituras de gás e água, visualização das câmeras, botão de pânico, entrada monitorada, abertura das portas e portões, tudo isso pelo aplicativo do condomínio.

- A orientação jurídica é a de que as convocações de assembleias e a disponibilização das atas somente através do sistema estejam descritos na Convenção do prédio. Do contrário, a legitimidade poderá ser contestada.

- O uso do sistema também deve estar descrito no regimento interno, de modo que todos os moradores estejam cientes e comprometidos com o uso do sistema.